Kohti suurta sähköistä muutosta
Pirkanmaan sairaanhoitopiiri siirtyy vaiheittain ensi vuoden alkuun mennessä sähköisiin HR-palveluihin, jolloin henkilökunnalle jää enemmän aikaa varsinaisille omille töilleen ja potilaille.
Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä (PSHP) henkilöstön kehittämispäällikkö Raija Ruoranen on saanut tulostetun poissaoloilmoituksen alaiseltaan, jonka hän nyt allekirjoitettuaan kiikuttaa sisäiseen postiin omalle esimiehelleen hyväksyttäväksi. Pian lomake tulee samaa reittiä takaisin. PSHP:ssä on yli 7 000 työntekijää, joten paperisia lomakkeita kertyy vuodessa paljon. Jo pelkästään erilaisia poissaoloilmoituksia PSHP:ssä täytetään ja tulostetaan vuosittain lähes 40 000.
– Kun saamme sähköisen työpöydän käyttöön, työntekijä täyttää ilmoituksen poissaolosta tietokoneelta ja esimies hyväksyy sen. Tiedot tallentuvat ja arkistoituvat suoraan sähköiseen arkistoon, josta ne on tarvittaessa helppo löytää, Ruoranen kertoo.
Hakemusten sähköinen käsittely säästää paitsi aikaa myös kopiointikustannuksia. Jätettä syntyy ratkaisevasti vähemmän, eikä mappeja tai arkistointitilaa tarvita niin paljoa kuin nykyään.
Prosessit kuntoon
– Tähän asti kaikki IT-järjestelmät on kehitetty ja käyttöönotettu palastellen. Näin ollen kokonaisuuden hallinta ja järjestelmien yhdenmukainen kehittäminen on ollut lähes mahdotonta, kehittämispäällikkö Ruoranen kertoo hankkeen taustoista.
– Teimme ensimmäistä kertaa historiassamme kunnon prosessikuvaukset henkilöstöasioista ja selvitimme toimintatapamme, työnjaot, roolit ja tehtävät. Tarkoitus on yksinkertaistaa ja yhdenmukaistaa prosessejamme. Näin pystymme paremmin arvioimaan, kuinka paljon mihinkin tehtävään tarvitaan tekijöitä. Samalla pääsemme tasalaatuisuuteen.
– Uudistuksen myötä osastonhoitajat voivat itse hyväksyä työvuorolistat, jotka ylihoitaja on ennen hyväksynyt allekirjoituksellaan. Myös hoitajien työaika-autonomian toteuttaminen helpottuu, kun he voivat viedä työvuorotoiveensa sähköisesti ohjelmaan ja pystyvät näkemään samalla kokonaisuuden, sanoo ylihoitajan sijainen Teija Liimatainen.
Yhtäkään konetta ei osteta
Logica toimittaa ja ylläpitää ratkaisun Pirkanmaan sairaanhoitopiirille Palveluna. Tämä tarkoittaa, että PSHP saa kiinteää kuukausimaksua vastaan kaikki järjestelmään liittyvät palvelut, sovelluksen, käyttöpalvelun, sovellustuen ja koulutuksen. Lisäksi sopimus kattaa ensimmäisenä terveydenhuollon organisaationa kaikki pääkäyttäjäpalvelut.
– Emme osta rautaa tai lisenssiä vaan nimenomaan palvelua Logicalta, Ruoranen sanoo.
Lisätietoa
Veli Halla-Aho
veli.halla-aho(at)logica.com
puh. 040 047 1699
Juttu on alunperin julkaistu Ratkaisu 1/2010-lehdessä.
