Prosessit suoristuvat
"Kieku vie valtion virastoja kohti joustavaa palvelukulttuuria"
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuuden uudistaminen etenee hyvää vauhtia. — Kieku tehostaa merkittävästi virastojen työprosesseja, arvioi Valtiokonttorin hankejohtaja Martti Kallavuo.
Kallavuon mukaan Kieku vie valtion virastojen toimintatapoja kohti joustavaa palvelukulttuuria, jossa tiedot tallennetaan kerralla ja toisten töiden tarkastamista pyritään vähentämään automatisoimalla toimintoja.
— Se edellyttää myös uudenlaista luottamuksen työkulttuuria, sillä esimerkiksi poissaolojen puoltamisen ja tarkastamisen hierarkiaa vähennetään, Kallavuo sanoo.
Logican ja SAP:in tuotteisiin perustuva Kieku-tietojärjestelmä mahdollistaa sähköisten tietojen siirtymisen, reaaliaikaisen raportoinnin ja laajat sähköiset itsepalvelutoiminnot.
Virkamiehet voivat ylläpitää portaalin avulla esimerkiksi omia perustietojaan, ilmoittaa poissaolonsa, tehdä esityksiä lomista ja vaihtovapaiden ajankohdista, seurata vireille panemiensa asioiden edistymistä tai ilmoittautua sisäisiin kokouksiin ja koulustilaisuuksiin.
Valtiokonttorin henkilöstöhallinnon projektipäällikkö Jaana Mannonen korostaa, että tietojärjestelmän uudistaminen on enemmän kuin vain pelkkä teknologiahanke.
— Eri virastojen ja palvelukeskuksen toimintatapoja on yhtenäistetty, työskentelyn hierarkiaa vähennetty sekä työrooleja määritelty tarkemmin, Mannonen sanoo.
Uusien prosessien määrittäminen on ollut iso savotta, sillä Kiekua tulee käyttämään 70 virastoa 14 hallinnonalalla.
— Virastojen toimintakulttuurit poikkeavat huomattavasti toisistaan. Valtiokonttorin kaltaisten kiinteään kuukausipalkkaan perustuvien virastojen vastapainona Kiekun tulee mukautua myös jaksotyötä tekeviin virastoihin, jossa kokonaispalkka koostuu kuukausipalkan lisäksi työaikakorvauksista, Mannonen kuvailee.
Myös työajan seurannan erilaiset tarpeet ja osaamisen hallinta ovat herättäneet keskustelua.
— Sähköiseen portaaliin siirtyminen vähentää tuntuvasti paperinkäyttöä virastoissa. Yhtenäiset työroolit helpottavat virkamiesten siirtymistä työtehtävästä toiseen sekä virastojen että palvelukeskuksen toimipisteiden sisällä ja välillä, Mannonen sanoo.
Logican asiantuntijat testaavat parhaillaan tietojärjestelmän toimivuutta, minkä jälkeen se luovutetaan hyväksyttäväksi asiakkaalle.
— Testausvaihetta edelsi määrittely- ja toteutusvaiheet. Tietojärjestelmälle asetetut yli 1500 vaatimusta käytiin läpi, kun uutta ratkaisua alettiin suunnitella. Mietimme myös, miten nykyisten tietojen siirto uuteen järjestelmään käytössä olevista ohjelmistoista hoidetaan tehokkaimmin, kertoo Logican projektipäällikkö Arja Sirén.
Suunnitellun aikataulun mukaan Valtiokonttori ja Suomen Akatemia siirtyvät käyttämään Kiekua marraskuussa 2010. Rajavartiolaitos tulee mukaan tammikuussa 2011, jolloin Kieku on noin 4000 virkamiehen käytössä. Vuoteen 2014 mennessä Kiekulla tulee olemaan noin 80 000 loppukäyttäjää.
Lisätietoja
Arja Siren
puh. 040 540 5362
arja.siren(at)logica.com
Juttu on alunperin julkaistu HR Ratkaisu 2010 -katsauksessa.
