Verkkolaskutus on yleistynyt yrityksissä ja julkishallinnossa

Sähköistä kaikki minkä voit

Verkkolaskutus on yleistynyt yrityksissä ja julkishallinnossa, ja kehitys näyttää jatkuvan tänä vuonna samansuuntaisena. Se tuottaa muiden etujen ohessa ympäristöhyötyjä, jotka ovat tänä päivänä laskuttajille merkittäviä: tulostus vähenee, kuljetuksissa säästetään.

– Pelkän laskunvälityksen sijasta pitäisi nähdä mahdollisuus sähköistää koko prosessi tilauksesta perintään ja automatisoida toimintaa asteittain, sähköisestä asioinnista ja toimialaratkaisuista vastaava johtaja Matti Villikka Sampo Pankista sanoo.

– Pitkien etäisyyksien Suomessa automaattiset, integroidut prosessit ovat kansantaloudellisestikin merkittävä kysymys. Prosessitehokkuuden kannalta kehitys on vääjäämätöntä.

Mitä hyötyjä asiakas – sekä yritys että kuluttaja – saa sähköisestä laskutuksesta?
- Nykyinen taloustilanne kannustaa sähköiseen laskutukseen, sillä e-lasku ja sähköinen taloushallinto ylipäänsä tulee jopa puolet paperista edullisemmaksi. Nopeamman hyväksymisprosessin ansiosta rahan kierto vilkastuu. Myös arkistointi on kätevää. Kuluttajalle taas tärkeintä lienee helppous: verkkolaskussa viitenumero on valmiina ja lasku tarvitsee vain hyväksyä. Laskun lähettäjälle laskun tiedot välittyvät silloin kerralla oikein. Sähköinen laskutus helpottaisi myös monen yhdistyksen rahaliikenteen hoitoa.

Kuluttajista vasta melko pieni osuus on vaihtanut laskunsa postilaatikosta verkkoon kolahtaviksi. Mitä muutoksessa pelätään?
- Jotkut epäilevät, että laskut jäävät huomaamatta tai kasautuvat. Saapuvista laskuista voi kuitenkin tilata ilmoituksen sähköpostiin tai matkapuhelimeen. Tavoitteenamme on helpottaa siirtymistä sähköiseen laskutukseen monin tavoin. Olemme ideoineet esimerkiksi sellaista, että laskuttaja lahjoittaisi tietyn summan hyväntekeväisyyteen jokaisesta asiakkaasta, joka alkaa vastaanottaa laskunsa sähköisesti. Jokainen laskuttaja tietysti itse päättää, käyttääkö porkkanaa tai keppiä.

Mikä on yksittäiselle kuluttajalle nopein tapa siirtyä sähköiseen laskutukseen?
- Paperilaskua maksettaessa verkkopankki tiedustelee, haluatko jatkossa vastaanottaa kyseisen laskuttajan laskut e-laskuna.

Miten kauan laskut säilyvät sähköisessä arkistossa? Mitä tulee tietää tietoturvasta?
- Yksityisasiakkaiden laskut säilytetään tätä nykyä 1,5 - 2 vuotta, joten tositteet ovat riittävän pitkään saatavana esimerkiksi kotitalousvähennystä ajatellen. Säilytysaika on pitenemään päin. Yrityksillä se on huomattavasti pidempi kirjanpitolain mukaisesti.

Tietoturva ei ole noussut asiakkaiden mielessä ongelmaksi. Kaikki laskutukseen liittyvä on suojattua ja salattua kuten muukin verkkopankkiasiointi. Salasanoja ja turvalukuja ei edelleenkään kannata liimata ruudun kylkeen.

Juttu on alun perin julkaistu Ratkaisu 2/2010-lehdessä.